התארגנות וניהול זמן 

בעידן המודרני רבים העיסוקים עמם האדם מתמודד באופן יומיומי כמו כן, רבים הם"זוללי הזמן" המפתים אותנו - למשל טלוויזיה. אנשים רבים מרגישים שאין ביכולתם להתמודד עם המטלות היומיומיות. כמה מאיתנו אף חושבים ומבטאים את הצורך ביותר מ-24 שעות ביממה.

ביטוי זה מדגים את הבעייתיות הגלומה בהתארגנות היומיומית הן בבית והן בעבודה. בעייתיות הנובעת לעיתים מהסימפטום הנפוץ כניהול לא נכון של זמן או העדר של ניהול זמן. טרם ניגע בנושא ניהול הזמן, נבחן כמה אבני יסוד - מונחי יסוד:

כל אדם נולד עם מאפייני אופי מסוימים, ביניהם אופן פעולתו בביצוע משימות/מטלות, גישתו לביצוע המשימות/מטלות ובכלל התנהלותו הכללית.

ההתנהלות הכללית של אדם יכולה להיות :

1.      מאורגנת

2.      כאוטית

לאלה שהתנהלותם מאורגנת ניתן להמשיך ולאפיין את סוגי ההתארגנות לפי:

• אופן ההתארגנות
• אופי ההתארגנות
• גישה להתארגנות

אופן ההתארגנות : איך אנחנו מארגנים דברים ?

1.      ייזום הפעולה: קביעת סדרי עדיפויות, קביעת יעדים ומטרות.

2.      תגובה לפעולה: כיבוי שריפות ללא יכולת "שליטה" באירועים ובסדרי העדיפויות.

אופי ההתארגנות: מהם מאפייני ההתארגנות?

• האצלת סמכויות: מסוגלות לסמוך על אחרים שיבצעו את המשימה/מטלה
• ביצוע סידרתי של משימות/מטלות: התמקדות במטלה בודדת, ביצוע המשימה/מטלה. מראשיתה ועד סופה. לאחר מכן מתחילים לטפל במשימה/מטלה הבאה.
• ביצוע של מטלות מרובות ומתוזמנות בו זמנית.
• תחילת ביצוע מטלות ללא סיום.

הגישה להתארגנות: מהן התחושות או אי התחושות שגורמות לנו המטלות/משימות?

• ביצוע המטלות ללא מתן משקל יתר לביצוע עצמו.
• ביצוע המטלות תוך תחושת הכבדה וקושי (מתן משקל רב לביצוע).

לאלה שהתנהלותם כאוטית, למעשה זורמים ונסחפים עם האירועים מבלי יכולת ממשית לבצע משימות/מטלות לאורך זמן, ללא יכולת של שליטה בתוצאות של מעשיהם.

אחד המרכיבים של ההתארגנות  ללא תלות באופן ו/או האופי שלה הוא ניהול הזמן.

ניהול זמן: חשוב או דחוף?

• חשוב ודחוף - כאן מצויים הדברים החשובים עבורנו שיש עליהם תאריך ביצוע מיידי. זו גם קטגוריית כיבוי השריפות כיון שכל המצוי במקום זה דורש טיפול מיידי.
• חשוב ולא דחוף - אלו דברים חשובים שאין עליהם תגית תאריך. באם לא נדאג שהם יקרו הם למעשה לא פעם יתממשו לעולם. זאת קטגוריה חשובה ביותר וככל שהיא תקודם נהיה שבעי רצון מעבודתנו ומחיינו, ופחות עסוקים בכיבוי שריפות המתרחשות כאשר הדברים החשובים הופכים לדחופים.
• דחוף ולא חשוב - אלו דברים ש"מתחזים" לחשובים, אבל למעשה אינם חשובים לנו. לפעמים הם חשובים למישהו אחר ולמעשה אם ננהל את זמננו, באופן יעיל, נימנע מלעשות את רובם.
• לא חשוב ולא דחוף - אלו דברים שהם בזבוז זמן נטו. דברים שאנו "נופלים" לעשות כי אנחנו עייפים מכיבוי שריפות על חשבון קידום הדברים החשובים לנו באמת.

לאלה הרוצים לייעל את התארגנותם, או לאלה שמרגישים שאינם שולטים באירועים והיו רוצים להתארגן טוב יותר, ולאלה שמרגישים לא מאורגנים,

יש אפשרות לשפר את תחושתם ולמעשה את התארגנותם על ידי אימון.

אימון מסוג זה יעסוק בשאלות ובנקודות הבאות:

1. מהי גישתי לנושא ההתארגנות?

2. מהו אופן ההתארגנות שלי?

3. מהו אופי ההתארגנות שלי?

4. כיצד מתבצע ניהול הזמן שלי?

5. איך קובעים סדרי עדיפויות?

6. הצבת מטרות ויעדים.

7. הצבת גבולות על מנת להתמקד בנושא ו/או מטלה ללא הפרעה.

8. איך מאצילים סמכויות?

9. פיתוח מודעות לנושא הזמן, בניית תבניות/פלחי זמן למילוי מטלות.

לפרטים נוספים ניתן לפנות  לאבני דרך-יפעת אלי בלוט & דיאנה גילברט